Slapende VvE activeren

Een slapende VvE kan jarenlang nauwelijks actief zijn. Er worden weinig of geen vergaderingen gehouden, de administratie is niet bijgewerkt en er is soms geen duidelijk bestuur.

Dat lijkt misschien geen probleem zolang er niets gebeurt.

Maar zodra er onderhoud nodig is, een appartement wordt verkocht of een belangrijke beslissing moet worden genomen, blijkt vaak dat de VvE onvoldoende is georganiseerd.

Puur V.v.E. helpt slapende VvE's weer actief te maken en professioneel in te richten.

Wat is een slapende VvE?

Een slapende VvE is een Vereniging van Eigenaars die formeel bestaat, maar in de praktijk nauwelijks actief is.

Bijvoorbeeld omdat:

• er al langere tijd geen ALV is gehouden;
• er geen actief bestuur is;
• de administratie niet wordt bijgehouden;
• er geen actuele begroting is;
• eigenaren geen of onvoldoende VvE-bijdragen betalen;
• er geen reservefonds of onvoldoende reservering is;
• onderhoud niet wordt gepland;
• verzekeringen niet goed zijn geregeld;
• belangrijke VvE-documenten ontbreken of niet toegankelijk zijn.

Een slapende VvE kan daardoor kwetsbaar worden.

Een slapende VvE weer activeren

Het activeren van een slapende VvE begint met inzicht.

Voordat er nieuwe afspraken worden gemaakt, moet duidelijk zijn hoe de vereniging ervoor staat.

Puur V.v.E. kan samen met de eigenaren en het bestuur de situatie in kaart brengen.

We kijken onder andere naar:

• de splitsingsakte;
• het splitsingsreglement;
• de huidige eigenaren;
• de financiële situatie;
• eventuele achterstanden;
• bestaande bankrekeningen;
• verzekeringen;
• onderhoud;
• beschikbare documenten;
• bestaande contracten;
• het reservefonds;
• de onderhoudsbehoefte van het gebouw.

Daarna bepalen we samen welke stappen nodig zijn.

Stap 1 — De situatie in kaart brengen

Iedere slapende VvE heeft een eigen geschiedenis.

Soms ligt de administratie grotendeels klaar, maar is deze jarenlang niet bijgewerkt.

In andere gevallen moeten documenten opnieuw worden verzameld en moet eerst duidelijk worden wie de huidige eigenaren zijn.

Daarom beginnen wij met een inventarisatie.

Stap 2 — Bestuur en organisatie herstellen

Een actieve VvE heeft een bestuur nodig dat beslissingen kan nemen en afspraken kan bewaken.

Wanneer er geen actief bestuur meer is, kan Puur V.v.E. helpen om de vereniging opnieuw te organiseren.

Daarbij kan worden gekeken naar:

• benoeming van bestuursleden;
• voorbereiding van de ALV;
• agenda en vergaderstukken;
• besluitvorming;
• vastleggen van besluiten;
• verdeling van verantwoordelijkheden.

Stap 3 — Financiële administratie op orde brengen

Een slapende VvE heeft niet altijd een duidelijk beeld van haar financiële positie.

Wij brengen samen met het bestuur de financiële situatie in kaart.

Daarbij kijken we bijvoorbeeld naar:

• openstaande VvE-bijdragen;
• banksaldo;
• historische kosten;
• lopende verplichtingen;
• reservefonds;
• verzekeringspremies;
• onderhoudskosten;
• toekomstige uitgaven.

Vervolgens kan een nieuwe begroting worden opgesteld.

Stap 4 — VvE-bijdragen vaststellen

Een actieve VvE moet voldoende middelen hebben om haar gezamenlijke verplichtingen te kunnen betalen.

Wanneer jarenlang weinig of geen VvE-bijdragen zijn betaald, kan het noodzakelijk zijn om opnieuw naar de hoogte van de bijdragen te kijken.

Puur V.v.E. helpt het bestuur om een realistische begroting op te stellen en inzicht te krijgen in de financiële gevolgen.

Stap 5 — Onderhoud en MJOP

Een slapende VvE heeft vaak ook achterstallig of onvoldoende gepland onderhoud.

Daarom kijken we naar de technische staat van het gebouw.

Welke werkzaamheden zijn noodzakelijk?

Wat moet binnenkort gebeuren?

Wat kan later?

En hoeveel geld moet daarvoor worden gereserveerd?

Een actueel MJOP helpt om deze vragen structureel te beantwoorden.

Stap 6 — Verzekeringen en contracten controleren

Ook verzekeringen en bestaande onderhoudscontracten moeten worden gecontroleerd.

Zijn de juiste verzekeringen aanwezig?

Zijn de polissen actueel?

Welke contracten lopen er?

Zijn deze nog nodig?

En sluiten de afspraken aan bij de huidige situatie van het gebouw?

Door dit opnieuw te beoordelen ontstaat een duidelijk overzicht.

Van slapende VvE naar actieve VvE

Een VvE activeren betekent niet alleen een vergadering organiseren.

Het doel is om de vereniging weer werkbaar, financieel gezond en toekomstgericht te maken.

Daarom kijken we naar de volledige basis:

Bestuur
Wie neemt de verantwoordelijkheid?

Administratie
Zijn alle documenten en gegevens beschikbaar?

Financiën
Wat is de financiële positie en welke bijdragen zijn nodig?

Onderhoud
Welke werkzaamheden zijn noodzakelijk?

Reservefonds
Is er voldoende gereserveerd voor toekomstig onderhoud?

Verzekeringen
Zijn de risico's goed afgedekt?

Besluitvorming
Zijn de afspraken duidelijk en correct vastgelegd?

Kan Puur V.v.E. daarna het beheer overnemen?

Ja.

Wanneer de VvE opnieuw actief is gemaakt, kan Puur V.v.E. ook het structurele beheer verzorgen.

Dat kan volledig of gedeeltelijk.

Administratief beheer

Voor administratie, correspondentie, documenten en vergaderingen.

Financieel beheer

Voor begroting, jaarrekening, bijdragen, betalingen, incasso en reservefonds.

Technisch beheer

Voor onderhoud, MJOP, contracten, storingen en werkzaamheden.

Bestuurlijk beheer

Voor ondersteuning van het bestuur en de ALV.

Zo hoeft een VvE na de activering niet opnieuw terug te vallen in dezelfde situatie.

Ook geschikt voor VvE's die jarenlang zelf zijn beheerd

Niet iedere slapende VvE is volledig inactief.

Sommige VvE's worden jarenlang door één of twee eigenaren bijgehouden.

Dat kan goed werken zolang iedereen betrokken blijft.

Maar wanneer een bestuurslid verhuist, verkoopt of stopt, kan er snel een probleem ontstaan.

Puur V.v.E. kan dan helpen om de VvE te professionaliseren zonder dat het bestuur alle controle uit handen hoeft te geven.

De Puur V.v.E.-check

Bij het opnieuw activeren van een VvE kan een uitgebreide controle van de bestaande situatie waardevol zijn.

De Puur V.v.E.-check kijkt onder andere naar de financiële positie, het reservefonds, MJOP, onderhoud, servicekosten, beheer en beschikbare VvE-documentatie.

Daarmee ontstaat een duidelijk vertrekpunt voor de verdere inrichting van de vereniging.

Waarom Puur V.v.E.?

Wij geloven dat een VvE na jaren van stilstand vooral behoefte heeft aan overzicht.

Daarom werken wij vanuit drie pijlers:

Vertrouwen

Duidelijke afspraken en transparante communicatie.

Rust

Geen losse eindjes en geen onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Structuur

Een duidelijke organisatie van bestuur, administratie, financiën en onderhoud.

Met 28 jaar gecombineerde ervaring in vastgoed en VvE-beheer helpen wij verenigingen om weer grip te krijgen op hun organisatie.

Uw slapende VvE weer actief?

Heeft uw VvE jarenlang weinig of niets gedaan?

Is er geen actief bestuur?

Zijn de financiën niet bijgewerkt?

Of weet u simpelweg niet waar u moet beginnen?

Neem contact op met Puur V.v.E.

Wij kunnen samen met u de huidige situatie bekijken en bepalen welke stappen nodig zijn om uw VvE weer actief en goed georganiseerd te krijgen.

Van slapend naar actief. Van onduidelijkheid naar structuur.

Puur V.v.E.

Rust. Vertrouwen. Structuur.